POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

obowiązująca w Business Development Consulting

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej zwana również „Polityką”) stanowi zbiór wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych obowiązujących w:  

Business Development Consulting Iwona Litka

z siedzibą w Szczecinie przy ul. Sikorki 24/2.

w dalszej treści zwanej także „Administratorem”.

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119).

1. Polityka zawiera opis zasad ochrony danych osobowych obowiązujących u Administratora.
2. Osobami odpowiedzialnymi za stosowanie niniejszej Polityki są wszyscy członkowie personelu Administratora. 
3. Skróty i definicje:

1. Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;
2. RODO / Rozporządzenie 2016/679 oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119);
3. Dane oznaczają dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;
4. Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne;
5. Dane specjalne (dane szczególnych kategorii) oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej;
6. Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa;
7. Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia;
8. Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;
9. Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość, obsługa prawna);
10. Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się;
11. Przetwarzanie danych – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. 
12. Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
13. RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

7.   Filary ochrony danych osobowych:

1. Legalność − Administrator dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
2. Bezpieczeństwo − Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
3. Prawa Jednostki − Administrator umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
4. Rozliczalność − Administrator dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

8.   Zasady ochrony danych

Administrator przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność); 
3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
4. w konkretnych celach i z poszanowaniem zasady minimalizacji;
5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

9.   System ochrony danych 

System ochrony danych osobowych obowiązujący u Administratora składa się z następujących elementów:

1. Inwentaryzacja danych. Administrator dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

1. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych karnych (dane wrażliwe);
2. przypadków przetwarzania danych osób, których Administrator nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane);
3. przypadków przetwarzania danych dzieci;
4. profilowania;
5. współadministrowania danymi.

Narzędziem inwentaryzacji danych jest Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

1. Rejestr. Administrator opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych (Rejestr). Rejestr jest narzędziem inwentaryzacji oraz rozliczania zgodności przetwarzania z ochroną danych.
2. Podstawy prawne. Administrator zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym: 

1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Administrator przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

1. Obsługa praw jednostki. Administrator spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

1. Obowiązki informacyjne. Administrator przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
2. Możliwość wykonania żądań. Administrator weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
3. Obsługa żądań. Administrator zapewnia, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez przepisy RODO i dokumentowane.
4. Zawiadamianie o naruszeniach. Administrator stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych. 

1. Bezpieczeństwo. Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
4. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami. 

10.   Inwentaryzacja

1. Dane wrażliwe

Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Administrator postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie. 

1. Dane niezidentyfikowane

Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

1. Profilowanie

Administrator identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Administrator postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie. 

1. Współadministrowanie

Administrator identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych 

• RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności. 

• Administrator prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

• Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Administratorowi rozliczanie większości obowiązków ochrony danych. 

• W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Administrator uznał za odrębną dla potrzeb Rejestru, Administrator odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem uzasadnionego interesu, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych. 

• Rejestr zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Administrator rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

8. Podstawy przetwarzania

• Administrator dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania. 

1. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych

• Administrator dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

• Administrator dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

• Administrator wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

• Administrator dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

1. Obowiązki informacyjne

• Administrator określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

• Administrator informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

• Administrator informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

• Administrator informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

• Administrator określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

• Administrator informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

• Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

• Administrator informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

• Administrator informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

• Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

1. Żądania osób

• Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Administrator wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Administrator może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

• Nieprzetwarzanie. Administrator informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

• Odmowa. Administrator informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

• Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Administrator informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.

• Kopie danych. Na żądanie Administrator wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. 

• Sprostowanie danych. Administrator dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Administrator ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

• Uzupełnienie danych. Administrator uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Administrator ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Administrator nie musi przetwarzać danych, które są zbędne). Administrator może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne. 

• Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Administrator usuwa dane, gdy:

1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku.

Administrator określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione, Administrator podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. 

W przypadku usunięcia danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

• Ograniczenie przetwarzania. Administrator dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
3. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Administratora zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Administrator przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

• Przenoszenie danych. Na żądanie osoby, Administrator wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona , przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Administratora.

• Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Administratora w oparciu o uzasadniony interes lub o powierzone zadanie w interesie publicznym, Administrator uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

• Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych  na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Administrator uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

• Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Administrator przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Administrator zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Administratorem; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

1. MINIMALIZACJA 

Administrator dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych. 

• Minimalizacja zakresu 

Administrator zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. 

• Minimalizacja dostępu 

Administrator stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Administrator stosuje kontrolę dostępu fizycznego. 

Administrator dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. 

Administrator dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. 

• Minimalizacja czasu

Administrator wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. 

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów produkcyjnych, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Administratora. 

BEZPIECZEŃSTWO 

Administrator zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych.

• Oceny skutków dla ochrony danych 

Administrator dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

• Zgłaszanie naruszeń

Administrator stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

1. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Administrator zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. 

1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszyscy pracownicy i współpracownicy Administratora są zobowiązani do zapoznania się z treścią niniejszej Polityki ochrony danych osobowych oraz do przestrzegania jej postanowień.
2. Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych wchodzi w życie z dniem podpisania.

Szczecin., dnia 30 września  2020 r.